Cookies- og privatlivspolitik- All Recruit

Hvis du beslutter dig for at dele dine personoplysninger med All Recruit, vil vi behandle disse oplysninger i overensstemmelse med vores privatlivspolitik. Vi anerkender vi vigtigheden af at beskytte de personoplysninger, som deles på vores hjemmeside. Vi administrerer og sikrer omhyggeligt disse oplysninger i overensstemmelse med gældende databeskyttelseslovgivning.

All Recruit, (CVR nr. 36 89 37 53) Vibeholms Allé 25, 2605 Brøndby, er dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, som deles af vores samarbejdspartnere, vikarer, kandidater og besøgende.

 

Cookies

All Recruits hjemmeside kan besøges, uden du videregiver dine personlige oplysninger.

Lig andre hjemmesider, indsamles på denne automatisk visse ikke-identificerbare data om den besøgende, herunder din computers IP-adresse og din internetudbyder, dato og tidspunkt for besøget, internetadressen hvorfra du fik direkte adgang til vores websted, hvilke dele af hjemmesiden du besøger, det styresystem du bruger og hvilke filer og lign. du har downloadet.

Vi benytter os af cookies til at forbedre og tilpasse vores hjemmeside og markedsføring. I denne sammenhæng kan den indsamlede data videregives til trejdepart.

 

På denne hjemmeside anvendes følgende cookies:

Google Analytics/Google Tag Manager:

Navn: _ga. Levetid: Automatisk slettet efter 24 måneder. Denne Google-cookie anvendes til at overvåge trafikken på vores hjemmeside og spore antallet af besøg, tidspunktet for det første besøg, tidligere besøg og det aktuelle besøg.

Navn: _gid. Levetid: Automatisk slettet ved afslutningen af browser-sessionen. Denne cookie bruges til at spore, hvor lang tid den besøgende tilbringer på en webplacering, både ved besøgets start og afslutning. Hvis du observerer ændringer i cookies (f.eks. ved brug af Firecookie), vil du bemærke regelmæssige opdateringer.

LinkedIn:

Navn: fr. Levetid: Automatisk slettet efter 118 dage.

Navne: datr, lu, c_user, fr, xs, p, presence, act, sub, sb – Disse Facebook-cookies oprettes, når du har været på LinkedIn og besøger vores hjemmeside. Dette gør det muligt for LinkedIn at tilpasse mulige annoncer eller indlæg baseret på din browseradfærd. Alle cookies, undtagen datr (2 år) og lu (2 år), udløber ved afslutningen af sessionen. Denne cookie bruges til at målrette annoncer på LinkedIn.

Facebook:

Navn: fr. Levetid: Automatisk slettet efter 118 dage.
Navne: datr, lu, c_user, fr, xs, p, presence, act, sub, sb – Disse Facebook-cookies oprettes, når du har været på Facebook og besøger vores hjemmeside. Dette gør det muligt for Facebook at tilpasse mulige annoncer eller indlæg baseret på din browseradfærd. Alle cookies, undtagen datr (2 år) og lu (2 år), udløber ved afslutningen af sessionen. Denne cookie bruges til at målrette annoncer på Facebook.

 

All Recruit har pr. 04/10 2023 databehandleraftaler med følgende leverandører:

  • Danløn
  • Elvium
  • Emini A/S
  • Hubspot
  • LinkedIn
  • Google
  • Microsoft – Outlook og Business Central
  • DocuSign

 

Hvad er en cookie? 

En cookie er en lille datafil, som bliver gemt på din computer, tablet eller mobiltelefon. En cookie er ikke et program, der kan indeholde skadelige programmer eller virus.

Cookies kan være nødvendige for at få hjemmesiden til at fungere. Cookies hjælper os desuden med at få overblik over dit besøg på hjemmesiden, så vi løbende kan optimere og målrette hjemmesiden til dine behov og interesser. Cookies husker f.eks., hvad du har lagt i en eventuel indkøbskurv, om du tidligere har besøgt siden, om du er logget ind og hvilket sprog og valuta, du gerne vil have vist på hjemmesiden. Vi bruger også cookies til at målrette vores annoncer over for dig på andre hjemmesider. Helt overordnet anvender vi cookies som del af vores service til at vise indhold, der er så relevant som muligt for dig.

Nødvendige cookies 

Nødvendige cookies hjælper med at gøre en hjemmeside brugbar ved at aktivere grundlæggende funktioner, såsom side-navigation. Hjemmesiden kan ikke fungere optimalt uden disse cookies.

Funktionelle cookies 

Vi indsamler oplysninger om dine foretrukne indstillinger og valg på hjemmesiden. Det gør vi for at din oplevelse på hjemmesiden er så optimal som mulig. Oplysningerne bliver brugt til at afgøre, hvilken region og sprog du foretrækker, til at vise videoer og andre visuelle elementer på hjemmesiden fx jobsøgning.

Statistiske cookies 

Vi indsamler oplysninger om, hvordan du interagerer med hjemmesiden, herunder hvor ofte du besøger siden, og hvilke sider du kigger på. Det gør vi for at kunne optimere design, brugervenlighed og styrke effektiviteten af hjemmesiden. Derudover bruger vi oplysningerne til at give dig personaliseret indhold og udarbejde markedsanalyser.

Marketing cookies 

Vi indsamler oplysninger om dine interesser, herunder hvilke sider og annoncer du klikker på, hvilke produkter eller ydelser du viser interesse for, eller køber, på denne og andre hjemmesider, samt eventuel geografisk og demografisk information. Det gør vi for at kunne vise dig annoncer, der er relevante for dig og dine interesser. For at kunne vise dig målrettede annoncer på denne og andre hjemmesider, samarbejder vi med andre virksomheder, som vi deler oplysninger med.

Hvornår vi indsamler personlige oplysninger

Indsamling af data foregår ved det tidspunkt, du indtaster dine data på vores hjemmeside, foretager registrering i en af vores sektioner, eller på anden vis bliver registreret.

Formål med indsamling af personlige oplysninger

Som rekrutterings- og vikarvirksomhed har vi en interesse i at opbevare persondata for så vidt angår kandidater. Som virksomhed har vi ligeledes en interesse i at opbevare persondata i forbindelse med lønbehandling for medarbejdere. Vi har også interesse i at opbevare data om vores kunder og samarbejdspartnere (herunder data om medarbejdere hos kunder og samarbejdspartnere).

Vi har således følgende formål:

  • Vurdering af kandidaters egnethed- krav og kvalifikationer, herunder testresultater og referencer
  • Fremsendelse af tilbud ifm. Stillinger
  • Indgå, opretholde og afslutte et ansættelses- og/eller personaleforhold
  • Yde juridisk bistand i samarbejde med vores arbejdsgiverorganisationer
  • Registrering af opgaver og administration af samme
  • Overholdelse af kontrakter
  • Lønbehandling
  • CRM-formål
  • Samarbejdspartnere
  • Behandling af data ifm. Screening organisering af intern overholdelse og kontrol, forretningssikkerhed, arbejdsmiljøsikkerhed revision og dataanalyse samt generel revision
  • Sikre overholdelse af aktuelle love og regler, såfremt vi indgår en ansættelsesaftale eller lignende med dig. Dette omfatter, men er ikke begrænset til, arbejdslovgivning, overenskomstforhold, skatte- og socialpolitisk lovgivning, bekæmpelse af svig samt national og international sanktionslovgivning.

Hvilke data vi opbevarer

All Recruit indsamler kun følsomme personoplysninger, i tilfælde af det er nødvendigt for opfyldelse juridiske forpligtelser, såfremt der er givet samtykke hertil, eller hvis det på anden måde er tilladt eller påkrævet ved lov.

Vi opbevarer ikke særlige personoplysninger (følsomme personoplysninger) som:

  • Racemæssig eller etnisk baggrund
  • Politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning
  • Fagforeningsmæssige tilhørsforhold
  • Oplysninger om helbredsmæssige eller seksuelle forhold

Straffeattest indhentes i relevante tilfælde via kandidaten. Kandidaten skal give samtykke til, at vi udleverer attesten til vores kunde. Vi sletter attesten hos All Recruit efter fremsendelse til vores kunde. CV, ansøgning, noter nedskrevet af os, referencer and andre relevante dokumenter og oplysninger om kandidater deles med relevant kontaktperson hos vores kunde via rekrutteringssystemet, Elvium.

Oplysninger om potentielle kunder

Når du har spørgsmål til vores side, eller ønsker at høre mere om vores services, så kan du kontakte os via:

Kontaktformular, e-mail og telefon.

Herigennem vil vi behandle dine personoplysninger, så vi kan indgå i en dialog med dig, f.eks. svare på spørgsmål om vores ydelser. Vi behandler kun den information, som du giver os i forbindelse med vores kommunikation.

Vi vil typisk behandle følgende almindelige oplysninger: navn, e-mail, telefonnummer.

Vores hjemmel til at behandle disse personoplysninger er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1 litra f.

Opbevaring af personlige oplysninger om kunder

Vi har behov for at kommunikere med vores kunder, så vi sikrer os, at ydelsen leveres korrekt. Herigennem kan vi behandle oplysninger om navn, adresse, ydelser, særlige aftaler, betalingsinformationer og lignende.

Hjemlen til at behandle disse personoplysninger er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1 litra b.

Vi behandler personoplysninger for vores forretningsforbindelser, herunder navne, kontaktoplysninger og stillinger for kontaktpersonerne. Hvis det er nødvendigt for at opfylde målsætningerne for forretningsforbindelsen eller formålet med jobplaceringen/opgaven, kan All Recruit videregive personoplysninger fra forretningsforbindelserne. Disse oplysninger kan blive delt med andre enheder inden for All Recruit, ansøgere eller kandidater, samarbejdspartnere samt underleverandører (f.eks. databehandlere), der yder tjenester på vegne af All Recruit. Desuden kan oplysningerne blive delt i tilfælde, hvor All Recruit er pålagt dette ved dom eller kendelse. For at sikre korrekt beskyttelse mod tab eller ulovlig behandling har All Recruit implementeret nødvendige foranstaltninger for alle videregivne personoplysninger.

Opbevaring af personlige oplysninger om kandidater, vikarer, interim medarbejdere, selvstændige og forretningsforbindelser:

For så vidt angår kandidater opbevarer vi data såsom fx navn, e-mail, adresse samt data som kandidaterne selv har lagt frem i offentligheden, f.eks. på LinkedIn. Vi opbevarer de CV’er, som vi har modtaget fra kandidaten, herunder de oplysninger som kandidaterne selv har valgt at notere på fremsendte dokumenter.

Vi beder om, at kandidater undlader at notere personnummer og andre personfølsomme oplysninger på fremsendte dokumenter.

I forhold til lønbehandling opbevarer vi navn, adresse, CPR-nummer, bankoplysninger samt oplysninger om fx sygdom. Det er kun data, som er nødvendige for lønbehandling, vi opbevarer.

Arbejder, eller har du arbejdet gennem All Recruit, opbevarer vi også arbejdstilladelse, nationalitet og ID.

Vedrørende vores ansatte/vikarer opbevarer vi personfølsomme oplysninger, bl.a. CPR-nummer, i vores vikarsystem, PeopleTrust.

Vi opbevarer følgende oplysninger, i tilfælde af relevans:

  • CV’er og ansøgninger
  • Eksamensbeviser (her kan i sjældne tilfælde forekomme CPR-nummer)
  • Personlighedstest – hvis denne foretages via All Recruit
  • Kognitive test – hvis denne foretages via All Recruit
  • Referencer – indhentes efter kandidatens samtykke og efter referenceoplysninger via kandidaten
  • Relevante noter nedskrevet af os
  • Andre dokumenter kandidater fremsender
  • Oplysninger om kurser og uddannelse og/eller test, som du har fulgt eller taget, på eget initiativ eller via os
  • Data om ledighed, A-kasse og orlov
  • oplysninger om nærmeste pårørende og deres kontaktdata
  • Andre oplysninger som er eller kunne være vigtige i forhold til vurderingen af kandidatens egnethed, som f.eks. referencer og certifikater
  • Straffeattester, hvis du giver dit samtykke
  • Registrering af fravær.

Opbevaring af personoplysninger ved CV i databaser

Efter nærmere aftale med den enkelte kandidat opbevarer i CV’er i databaser. Disse databaser er omfattet af samme regler som dette dokument beskriver.

Opbevaring af personoplysninger ved search

Når vi kontakter kandidater i forbindelse med en headhunting vil vi have dels en kommunikation og dels CV’er som vi modtager fra kandidaterne. Data vil enten blive opbevaret i Elvium eller i LinkedIn (i Recruiter-delen eller i indbakken i LinkedIn).

Alle data er omfattet af både sletningsreglerne, samt oplysningsmuligheden ved henvendelse fra kandidaten.

Alle data, der fremkommer i forbindelse med headhunting vil blive slettet senest 6 måneder efter den aktuelle sag er afsluttet med mindre kandidaten giver samtykke til forlængelse af opbevaring af deres oplysninger.

Opbevaring af personoplysninger ved referencer

Vi opfatter referencepersoner, som kandidater har givet os som data, der skal behandles på samme måde som andre persondata. Vi rækker ikke ud til referencepersoner uden samtykke fra kandidaten. Kandidater kan altid trække deres tilsagn om adgang til referencepersoner tilbage.

Opbevaring af personoplysninger ved adgang til data

For så vidt angår data der vedrører kandidater, vil alle ansatte samt løbende og relevante samarbejdspartnere have adgang til disse data så længe de opbevares i organisationen. Vi deler ikke oplysninger om kandidater med samarbejdspartnere uden samtykke fra kandidater.

Vi vil ligeledes udlevere disse data til vores kunder i forbindelse med overdragelse af informationer om kandidaterne, når vi skal præsentere kandidater for kunderne.

For så vidt angår CRM systemet kan alle ansatte og samarbejdspartnere se data.

Det er kun den lønansvarlige, der kan se data vedr. løn.

 

Sikkerhed

All Recruit vil garantere beskyttelse og sikkerhed for dine personoplysninger mod tab eller ulovlig brug. Dette opnås gennem implementering af fysiske, administrative, organisatoriske og tekniske sikkerhedsforanstaltninger.

For at sikre dine personoplysninger har All Recruit etableret interne regler om informationssikkerhed, der indeholder retningslinjer og foranstaltninger, der forhindrer uautoriseret offentliggørelse og beskytter mod uvedkommendes adgang eller kendskab til oplysningerne. Vi implementerer fastlagte procedurer for tildeling af adgangsrettigheder til vores medarbejdere, der behandler persondata. Deres faktiske adgang overvåges gennem logning og tilsyn på relevante systemer.

På alle devices, herunder Mac, PC, smartphones osv. er der optimal sikkerhed for så vidt angår brugeradgang. Alle devices opbevares fysisk hos den enkelte medarbejder.

Alle passwords ændres løbende og mindst hver tredje måned.

For at forhindre datatab tager All Recruit regelmæssige sikkerhedskopier af vores datasæt. I tilfælde af sikkerhedsbrud, der potentielt medfører høj risiko for diskrimination, ID-tyveri, økonomisk tab, tab af omdømme eller andre væsentlige ulemper, vil All Recruit straks underrette dig om sikkerhedsbruddet.

All Recruits sikkerhedsprocedurer revideres løbende for at følge den seneste teknologiske udvikling. Ud over vores interne systemer samarbejder vi med eksterne IT-serviceleverandører og har indgået databehandleraftaler med alle relevante eksterne partnere.

 

Hvor længe vi opbevarer personoplysninger

Opbevaringsperioden afhænger af de gældende lovbestemte tidsfrister for dataopbevaring.

For kunder: Data for kunder opbevares i 6 måneder efter kontakt til kunden er sket sidste gang. Medmindre andet er aftalt eller der opstår et behov for at opbevare oplysningerne i længere tid, så vil dette kunne være tilfældet.

For kandidater (hvis du endnu ikke har arbejdet for All Recruit): Dine joboplysninger, herunder CV, arbejdserfaring, uddannelse, testresultater osv., er tilgængelige i seks måneder efter den sidste kontakt, såfremt du ikke har haft en ansættelse hos All Recruit. Ønsker du ikke længere at være registreret hos os, kan du afmelde dig ved at sende en e-mail til info@all-recruit.dk. Herefter vil du ikke blive kontaktet eller modtage jobtilbud fra All Recruit.

For ansatte/ansatte tidligere hos All Recruit: Dine personoplysninger opbevares i fem regnskabsår efter din seneste ansættelsesdato. Enkelte personoplysninger vil dog være tilgængelige for All Recruit i længere tid, f.eks. i forbindelse med klager eller skattemæssige forpligtelser. Ønsker du ikke længere at være registreret hos os, kan du afmelde dig ved at sende en e-mail til info@all-recruit.dk. Herefter vil du ikke længere blive kontaktet eller modtage jobtilbud fra All Recruit.

 

Opbevaringssteder for data

Vi anvender en række digitale systemer til opbevaring af data. Alle disse steder har vi en underskrevet databehandleraftale med. Du finder oversigt nedenfor.

Vi udskriver indimellem oplysninger om kandidater – fx i form af CV’er som herefter bliver til fysiskes dokumenter. Alle papirer makuleres ved arbejdsdagens afslutning eller opbevares i aflåst arkivskab. Ethvert fysisk dokument makuleres senest 6 måneder efter rekrutteringen er afsluttet.

 

Hvem vi deler dine personlige oplysninger med:

All Recruit kan dele dine personoplysninger med kunder og underleverandører (f.eks. databehandlere), der udfører opgaver på vegne af All Recruit, samt leverandører, offentlige myndigheder, pensionsselskaber, arbejdsgiverforeninger og andre forretningsforbindelser. Derudover kan oplysningerne videregives i alle andre tilfælde, hvor det kræves i henhold til lovgivning, f.eks. ved dom eller kendelse.

Videregivelse af personoplysninger sker på baggrund af en legitim interesse, juridisk forpligtelse og/eller for at opfylde kontrakten i overensstemmelse med de formål, der er angivet under afsnittet ”Formål med indsamling af personlige oplysninger”.

Overførsel til tredjelande udenfor EU/EØS.

Vi har rekrutteringsopgaver, hvor enten virksomheden eller vores partnere befinder sig i et land udenfor EU/EØS, også kaldet et tredjeland.

Når vi skal overføre data til tredjelande, følger vi Datatilsynets vejledning om overførsel af personoplysninger til tredjelande, hvor der skelnes mellem overførsel til ”sikre” og ”usikre” tredjelande.

En overførsel til et usikkert tredjeland kan finde sted, hvis den registrerede person har givet sit udtrykkelige samtykke til overførslen. Dette betyder, at der skal være tale om en ”frivillig, specifik, informeret og utvetydig tilkendegivelse” fra den registrerede. Herudover skal den registrerede informeres om de mulige risici, som overførslen kan medføre for den registrerede.

Dine rettigheder

I overensstemmelse med databeskyttelsesloven, har du en række rettigheder.

Dine rettigheder omfatter følgende:

  • Retten til indsigt i de personoplysninger, som All Recruit behandler om dig.
  • Retten til at få korrigere og opdatere de personoplysninger, som All Recruit har registreret om dig.
  • Retten til at få slettet de personoplysninger, som All Recruit har registreret om dig. Hvis du ønsker sletning af dine oplysninger, vil All Recruit slette alle oplysninger, som ikke er pålagt at blive bevaret i henhold til lovgivningen.
  • Retten til “data portabilitet” og modtagelse af dine oplysninger i et læsbart format.
  • Hvis behandlingen af personoplysninger er baseret på dit samtykke, har du ret til at trække samtykket tilbage, hvilket betyder, at behandlingen ophører, medmindre All Recruit er forpligtet til at behandle personoplysningerne i henhold til lovgivningen.

Adgangen til dine oplysninger kan dog være begrænset af hensyn til andres privatliv, forretningshemmeligheder og immaterielle rettigheder.

Du kan skriftligt anmode All Recruit om at få en kopi af dine personoplysninger, ajourføre dem, gøre indsigelser eller anmode om sletning. Dette kræver blot, at du kan legitimere dig. Anmodningen skal underskrives af dig og indeholde dit navn, adresse, telefonnummer og e-mail.

Du kan også kontakte All Recruit, hvis du mener, at behandlingen af dine persondata er i strid med lovgivningen eller andre retlige forpligtelser.

Anmodningen fremsendes til:

All Recruit, Vibeholms Allé 25
2605 Brøndby
Att.: Administration

 

All Recruit vil inden for en måned efter modtagelsen af din anmodning om udskrift sende denne til din e-mailadresse.

Ved anmodninger om rettelser og/eller sletning af dine personoplysninger vurderer All Recruit, om betingelserne er opfyldt, og implementerer i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

All Recruit forbeholder sig retten til at afvise anmodninger, der enten er urimeligt gentagende, kræver uforholdsmæssig teknisk indgriben (f.eks. udvikling af et nyt system eller væsentlig ændring af eksisterende praksis), påvirker beskyttelsen af andres personlige oplysninger eller i situationer, hvor den ønskede handling må anses for værende yderst kompliceret (f.eks. anmodninger om oplysninger, der udelukkende findes som sikkerhedskopier).

En sletning medfører øjeblikkelig sletning af alle data i All Recruits databaser. 

 

Kontakt, spørgsmål, kommentarer, klager eller mistanke om datalækager

Hvis du har spørgsmål, kommentarer eller klager i forhold til All Recruit beskyttelse af dine personoplysninger, bedes du kontakte os skriftligt eller via e-mail på info@all-recruit.dk eller All Recruit, Vibeholms Allé 25, 2605 Brøndby. Medfører dette ikke en afklaring, kan en eventuel klage herefter rettes til Datatilsynet. Den aktuelle kontaktadresse kan findes på www.datatilsynet.dk.

Ændringer

Af forskellige årsager forbeholder All Recruit sig retten til at foretage ændringer i eller tilføjelser til denne erklæring om personoplysninger. Den seneste version af erklæringen om personlige oplysninger kan altid findes på All Recruits hjemmeside. Denne version blev opdateret ultimo oktober 2023.