Lige så mange mennesker og virksomheder der findes, lige så mange måder er der at onboarde på.

Med denne håndgribelige guide til onboarding får du både inspiration og en tjekliste. Der hjælper dig med at huske de vigtigste elementer til netop dit behov. Uden at du behøver at bruge unødig tid på processen.

At tage godt imod nye medarbejdere er afgørende for, at de hurtigt kan komme ind i arbejdsopgaverne og føle sig som en del af fællesskabet. En velplanlagt og gennemtænkt modtagelse bidrager til at skabe motivation, tryghed og engagement lige fra første dag. Det er ofte en investering, der gavner både samarbejdet og resultaterne på den lange bane.

En effektiv onboarding begynder allerede inden den første arbejdsdag. Det kan derfor gøre en stor forskel at have de mest nødvendige arbejdsredskaber klar. Så der ligger en computer eller anden relevant teknologi parat til medarbejderen, og at alle adgangskoder og systemrettigheder er opsat forinden.

Overvej at sende et personligt velkomstbrev, der ikke blot indeholder praktiske oplysninger. Men også en kort præsentation af virksomhedens kultur, vision og den kommende buddy, som medarbejderen kan støtte sig til fra dag ét.

Det anbefales også at lave en struktureret dags- og ugeplan, som også inkluderer introduktion til virksomhedens historie, mission og vision. Dette kan være med til at forankre medarbejderens rolle og skabe en følelse af ejerskab fra starten. Husk også at informere hele teamet om den nye medarbejders ankomst på forhånd, så man kan skabe en varm og inkluderende velkomst fra første stund.

Når den nye kollega møder ind, er det ofte en fordel at blive taget imod af en leder eller en erfaren medarbejder. Som både kan give en kort rundvisning og præsentere de nærmeste samarbejdspartnere. Det kan fremme følelsen af, at der er styr på tingene, og at virksomheden ser frem til at få glæde af de kompetencer, som den nye medarbejder bringer med sig.

Ud over de rent praktiske elementer, som at vide, hvor man finder printeren, mødelokalerne og kaffemaskinen. Handler det i høj grad om at lade medarbejderen fornemme arbejdspladsens kultur, værdier og uformelle normer. Derfor kan det være en god idé at udpege en mentor eller buddy, som hjælper med den mere uformelle introduktion. Nye medarbejdere kan have gavn af at kunne spørge til råds om alt det, der ikke nødvendigvis står i en manual, men som er en del af den daglige drift og kollegiale omgangstone.

Mentoren bør gerne være en person, der har et godt overblik over arbejdsprocesserne, de interne systemer og de typiske opgaver, der skal løses. Det er en stor tryghed at vide, at man har én fast kontaktperson at henvende sig til, og det styrker samtidig den sociale integration at have en kollega, man hurtigt kan lære bedre at kende.

I opstartsfasen er det ofte bedst at få lov til at prøve kræfter med nogle små og håndterbare opgaver. Hvor man kan bidrage konkret og samtidig lære virksomhedens værktøjer og procedurer at kende. Denne tilgang skaber en følelse af fremskridt og selvstændighed hos den nye medarbejder.

Selvom der er behov for tid til oplæring og introduktion, hjælper små succesoplevelser med at opbygge den selvtillid. Der senere bliver afgørende for at påtage sig større og mere komplekse opgaver.

Samtidig er det vigtigt løbende at følge op på, hvordan den nye kollega trives og klarer de faglige udfordringer. Små, uformelle samtaler eller mere formelle statusmøder giver mulighed for at spørge ind til, om arbejdsbyrden er passende, om de eksisterende arbejdsprocesser giver mening, eller om der er brug for yderligere støtte i forhold til de tekniske eller metodiske værktøjer, der anvendes.

På den sociale front kan det gøre en forskel at integrere nye kolleger i små fælles aktiviteter. Hvad enten det er en fredagsmorgenmad, en fælles frokost eller et kort og uformelt møde, der ikke nødvendigvis har et stramt dagsordensfokus.

Ved at invitere til dialog og uformelle stunder bliver det lettere for den nye medarbejder at etablere relationer på kryds og tværs, hvilket fremmer følelsen af at høre til.

Det kan også være hensigtsmæssigt at afklare forventninger til kommunikation og samarbejde. Så alle ved, hvordan beslutninger typisk træffes, hvem man koordinerer med på hvilke områder, og hvor meget selvstændighed og initiativ der forventes i dagligdagen.

For nyuddannede eller medarbejdere, der ikke har stor praktisk erfaring fra arbejdsmarkedet, kan det være særligt vigtigt at have klare rammer og hyppig feedback. De ønsker ofte at gøre et godt indtryk og at vise deres færdigheder, men kan samtidig blive usikre på, hvorvidt de lever op til virksomhedens standarder.

Her kan en struktureret og lidt mere guidet introduktion være med til at give ro og overblik. Små læringsplaner eller konkrete milepæle kan skabe transparens omkring, hvornår man forventes at mestre bestemte procedurer eller programmer, og hvordan fejl og udfordringer håndteres. Når det er tydeligt, at fejl er en naturlig del af en læreproces, og at man som medarbejder bliver bakket op, fremmer det lysten til at eksperimentere og tage ansvar.

Hele onboarding processen bør evalueres efter et stykke tid, typisk efter en periode på tre til seks måneder. På det tidspunkt har man som virksomhed fået et klarere billede af, hvordan den nye medarbejder passer ind i kulturen og klarer arbejdsopgaverne. Mens medarbejderen selv har fået en dybere indsigt i, hvordan virksomheden fungerer.

En struktureret opfølgningssamtale er en mulighed for at afstemme, om medarbejderen føler sig tilstrækkeligt klædt på. Eller om der er brug for yderligere kompetenceudvikling eller tilpasning af arbejdsområdet. Det er også et godt tidspunkt at tale om fremtidige udviklingsmål, nye projekter og eventuelle kursus behov.